Implementatie

Nadat u een pakket gekozen en aangeschaft heeft moet het nog gaan werken op de juiste manier gebruikt worden binnen uw organisatie. Bij sommige programma's is het een kwestie van installeren, uitleggen en aan het werk. Echter bij de systemen waar TECmotion in gespecialiseerd is (zoals ERP) is de implementatie een hele belangrijke factor. Dit bepaald voor een groot deel of het systeem een succes wordt, of niet. 

Slechte implementatie

Hieronder staan een aantal mogelijke problemen die kunnen onstaan bij een onjuiste of onvolledige implementatie:

• Het systeem wordt gebruikt als een tekstverwerker (en dat terwijl er wel veel geld in is geinvesteerd). 
  
• Gebruikers accepteren het systeem niet. Vaak wordt vergeten dat de eindgebruiker bij de implementatie betrokken moet worden omdat hij of zij mede bepalend is voor het eindresultaat. Dit kan leiden tot het niet of weinig gebruiken van het systeem door eindgebruikers. Als dit het geval is heeft het systeem eigenlijk geen bestaansrecht. 
• Het proces kan verkeerd ingericht worden in de software. Als er tijdens de implementatie verkeerde keuzes gemaakt worden heeft dit bijna altijd gevolgen voor de lange termijn. Dit kan bijvoorbeeld voor de gebruikers leiden tot extra tijd om gegevens in te voeren. Dit zijn kosten die onnodig blijven oplopen.
• De gewenste inzichten en overzichten zijn vaak niet zichtbaar bij een onjuiste implementatie. 

Goede implementatie

TECmotion kan intern, binnen uw organisatie, het implementatie-project van uw nieuwe systeem aansturen. Het is namelijk belangrijk dat de juiste data in uw systeem komt en dat dit door de juiste mensen of (externe) partijen wordt gegenereerd en uitgevoerd. Verder betekent dit aansturen ook het fungeren als tussenpersoon tussen uw organisatie en de softwareleverancier(s).   

Om tot een goede implementatie te komen moet de volgende stappen doorlopen worden.  Indien gewenst kan in samenspraak met u van deze stappen afgeweken worden. 

Onderzoek (kan veel eenvoudiger als TECmotion de selectie heeft gedaan of hier aan meegeholpen heeft)

• Hoe worden de processen nu vastgelegd? Met welke software en op welke manier?
• Wat zijn kritische processen om in software op te lossen?

Plan van aanpak

• Een plan van aanpak is nodig om te weten hoe het systeem gebruikt kan gaan worden. Ook moeten hier de vragen en onzekerheden in staan: wat zijn de risico's? Hier zal voor een groot deel duidelijk moeten zijn waar de processen (van uw organisatie en van de nieuwe software) niet op elkaar aansluiten. 
• Taakverdeling van de verschillende medewerkers en externe partijen?
  

Implementatie

• Uw data moet op de juiste manier in het systeem terecht komen.
• De processen van het systeem en van uw organisatie moeten op elkaar afgestemd worden. Dit vraag in veel gevallen keuzes: waar zal een aanpassing aan gedaan worden? 
  • Software: als het mogelijk is kan de software worden aangepast d.m.v. maatwerk. Hiervoor moet goed onderzocht worden of de kosten niet groter zijn dan de baten. Verder moet de functie van deze aanpassing goed beschreven worden om er zeker van te zijn dat het resultaat is wat ervan verwacht wordt. 
  • Bedrijfsproces: als de software niet aangepast kan worden, of als de kosten daarvan niet opwegen tegen de baten, zal in sommige gevallen het bedrijfsproces aangepast moeten worden. In dit geval moet de wijziging ook besproken worden met de betreffende eindgebruikers. Dit vergroot namelijk de acceptatie van deze wijziging. Dit is nodig omdat het succes van het systeem staat of valt met de acceptatie van de eindgebruikers.
• Eindgebruikers moeten worden opgeleid in het gebruik van de software. Hiervoor kunnen eventueel gebruikerscases opgesteld worden zodat de eindgebruikers kunnen oefenen met het systeem. Als de eindgebruikers deze cases herkennen (bekende orders, klanten en producten) zal de acceptatie hiervan veel eenvoudiger zijn.

Testfase

• Staat de juiste data erin? Is alles terug te vinden wat we nodig hebben?
• Werkt het systeem zoals bedacht is? Zijn alle processen nu op elkaar afgestemd?
• Voorbereidingen treffen om met het systeem te gaan werken (laatste aanpassingen doorvoeren). De laatste conversieslagen en importsessie worden ingepland.

Live

• Uw organisatie gaat met het nieuwe systeem werken. Hierbij zullen ongetwijfeld vragen en opmerkingen van eindgebruikers komen. TECmotion zal deze punten behandelen en zorg dragen voor oplossingen.
• Ook in de tijd die volgt zullen regelmatig details naar boven komen die opgelost moeten worden. 

Heeft u in het verleden al een implementatie gehad en bent u benieuwd wat de status van uw systeem nu is, klik dan op de knop optimalisatie. Wilt u een vrijblijvende afspraak om te zien wat de mogelijkheden zijn voor uw organisatie? Neem dan contact op:

 optimalisatie contact